2022年11月21日
最近は、｢これからはDXの時代！｣という声が色々なところから聞こえます。
しかし、いきなりDX化するのは現実的に難しいのも事実。最も代表的な”書類のペーパーレス化”すら、普段の業務フローを根本から変えなくては行けない場合もあり、なかなか手が出せないもの。
｢ペーパーレスが便利なのは分かるけど、いきなり丸ごとペーパーレス化はできない･･･！｣
そんなお悩みをお持ちの方、まずは少しずつペーパーレス化を取り組んでみてはいかがでしょうか？富士フイルム製の複合機なら、FAXをペーパーレス化することが可能です。
ペーパーレスFAXは、受信したFAX文書を紙に印刷せず、データとして保存する機能のこと。保存した文書はパソコンで開いたり、メールで転送することも可能です。パソコンでデータを開けるので、当然印刷することも可能。普段はペーパーレスで受信して、紙で必要なときだけ印刷する、なんてことも出来ますね。
従来の紙を用いた管理だと、印刷した紙をバインダーやファイルに入れて、何月何日に何の要件でもらったのかをインデックスなどで分類して･･･と、物理的な管理が必要でした。保管が大変なのはもちろん、一度保管した情報を探すのも大変です。その上、バインダーやインデックスの物理的なコストも掛かります。
ペーパーレスFAXでは、何月何日に受信したデータなのかが自動的に記録されます。また、受信した番号によって自動的に振り分け設定を行うこともできるので、｢〇〇さんから○年○月○日にもらった資料を探して！｣なんて言われても、すぐに探し出すことが出来ます。
また、データとして保存をするため、容量さえあればいくらでも保存ができるのも強み。データのサイズは白黒片面ならば、1データ50kb～150kbほど。平均100kbと考えると、一般的な500GBのHDD(ハードディスク)なら5百万通分になります。5百万通もの紙を管理することを考えると、その手間は比べ物になりませんね。
“管理が簡単になる”のところでも軽く触れましたが、紙媒体のものは管理にとにかくコストが掛かります。1枚印刷するにもコピー用紙とインクが必要になります。印刷したものを保管するならファイルやバインダーが必要ですよね。整理をするならインデックスもはさみ、バインダーが多くなると棚も必要･･･
また、古い情報を残しておくと場所を取りますが、捨てるにも手間が掛かってしまいます。
ペーパーレスFAXなら、そもそも印刷自体しませんから、かかるコストは0。唯一、保存先のHDDにはコストがかかりますが、前述いたしました通り、約5百万通分のFAXが届くまでは交換が不要です。
また、古いデータの管理が簡単なのもペーパーレスの強み。もしHDDがいっぱいになったとしても、交換すればすぐに保存が出来ます。そして取り外したHDDに”〇〇年～〇〇年分のFAX”などと記載して保管しておけば、捨てずにデータを保管して置けるのです。HDDのサイズはA5ノートよりも小さいほどですから、｢保存する場所が無い!｣なんてことはもう無縁ですね。
見落としがちなペーパーレスFAXの利点がこちら。なんと、テレワークや外出先でもFAXの内容が確認できるのです！
紙のFAXなら、内容を見るには当然”現物”が必要ですよね。でもペーパーレスFAXなら、データの保存先にアクセスするだけで書類が確認できます。｢取引先様からFAXが届いたと連絡があったけど、出先だから確認できない･･･｣なんてお悩みから開放されます。
ここまでペーパーレス化の利点をご紹介して来ましたが、｢現実的にはいきなり全部ペーパーレスFAXは出来ない・・・｣｢段階的に導入することは出来ないの？｣という方も沢山居るのでは無いでしょうか。
他にも、｢〇〇様からのFAXは出先でもなるべく早く気づきたい！｣｢自分でデータを見に行かずに、メールで転送してほしい・・・｣なんてお悩みの方も。
そこでご紹介するのが、富士フイルム製複合機の“特定の番号からのFAXのみをメールで自動転送する”機能！
この機能を使えば、設定した番号からのFAXのみがペーパーレスFAXとして保存され、設定されたメールアドレスに自動的に送信されます。
｢まずはよくFAXを頂く取引先様だけをペーパーレス化し、実際に運用を始めてからペーパーレスFAXを整備・・・｣という使い方も出来ますし、｢外出が多いから見逃したくない連絡先のFAXはメールで確認できるようにしたい！｣という場合にもご使用いただけます。
いかがでしたか？｢DX化なんて、ウチには無理！｣とお考えの事業者様も多くいらっしゃるかと思いますが、いきなり全部取り替えず、できるところから少しずつIT化を進めるだけで、少しずつ業務を効率化できます。是非ともペーパーレスFAX機能を活用し、業務にお役立て下さい！
また、株式会社マルコでは法人向けの複合機を各種取り扱っております。今回紹介した富士フイルムの複合機も取り扱っておりますので、｢複合機を導入したいけど、何を導入すればいいか分からない･･･｣という方は、お気軽にお問い合わせ下さい。導入後のトラブルサポートはもちろん、｢こんな機能があったら便利なのに・・・｣などのご相談にもご対応いたします。
